Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest KS Akademia Dzieciaka, ul. Tęczowa 18, 05-540 Zalesie Górne, NIP: 1231500743, REGON: 389917145, dalej „Akademia” lub „my”.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

• e-mailem: info@akademiadzieciaka.pl;
• listownie: KS Akademia Dzieciaka, ul. Tęczowa 18, 05-540 Zalesie Górne;
• telefonicznie: +48 609 065 608.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Sprawy dotyczące danych osobowych prowadzi bezpośrednio Akademia.

2. Czego dotyczy ta polityka

Polityka obejmuje:

• przeglądanie strony akademiadzieciaka.pl,
• formularz kontaktowy i dalszą korespondencję w sprawie, z którą się do nas zwracasz,
• zgłoszenia na zawody przez formularz na stronie,
• przekierowanie z adresu focuskids.pl.

Zapisy na zajęcia, obozy i półkolonie oraz panel rodzica działają w odrębnym systemie SportsManago (rozdział 10). Informacje o przetwarzaniu danych uczestników zajęć przekazujemy przy zapisie. Ta polityka ich nie zastępuje, podobnie jak regulaminów uczestnictwa.

3. Jakie dane zbieramy

Formularz kontaktowy. Zbieramy imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości oraz numer telefonu, jeśli go podasz. Otrzymujemy też to, co przekażesz nam w dalszej korespondencji. Prosimy, aby w zwykłej wiadomości nie przesyłać numeru PESEL, skanów dokumentów ani informacji o zdrowiu dziecka. Jeśli będą potrzebne w konkretnej sprawie, ustalimy bezpieczny sposób ich przekazania.

Zgłoszenia na zawody. Zgłoszenia dokonuje rodzic lub opiekun. Zbieramy:

• dane zawodnika: imię i nazwisko, datę urodzenia i kategorię, a jeśli wymagają tego zasady danych zawodów, także wagę oraz klub lub grupę;
• dane rodzica lub opiekuna: adres e-mail oraz, jeśli formularz danych zawodów o to prosi, imię i nazwisko i numer telefonu;
• informację o potwierdzeniu oświadczenia uczestnika i zapoznaniu się z informacją o danych, wraz z datą tego potwierdzenia, oraz status zgłoszenia (np. przyjęte, na liście rezerwowej, anulowane).

Przy każdych zawodach, obok formularza, podajemy informację o przetwarzaniu danych z ich szczegółami, w tym organizatora zawodów.

Dane techniczne. Przy każdym połączeniu ze stroną serwer przetwarza adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej podstrony, typ przeglądarki i kod odpowiedzi. Te dane trafiają do logów serwera. Aby chronić formularze przed spamem i nadużyciami, strona tworzy też krótkotrwałe liczniki wysyłek. Liczniki nie zawierają adresu IP, tylko jego jednokierunkowy skrót (hash).

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale bez pól oznaczonych jako wymagane nie przyjmiemy wiadomości ani zgłoszenia. Zawsze możesz skontaktować się z nami inaczej, np. e-mailem lub telefonicznie.

4. Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na pytanie i korespondencja. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest obsługa sprawy, z którą się do nas zwracasz. Jeśli pytasz o zawarcie umowy (np. zapis na zajęcia), podstawą jest także art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie potrzebnym do działań przed jej zawarciem.

Zgłoszenia na zawody. Przyjęcie zgłoszenia, przydział do kategorii, prowadzenie listy startowej i rezerwowej oraz kontakt w sprawie zawodów odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działań na Twoje żądanie związanych z udziałem zawodnika w zawodach. W zakresie danych zawodnika podstawą jest także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz interes w prawidłowej i bezpiecznej organizacji zawodów.

Działanie i bezpieczeństwo strony. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz interes w utrzymaniu dostępności strony i ochronie formularzy przed spamem i nadużyciami.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wyłącznie w konkretnej sprawie, która tego wymaga.

Obsługa wniosków dotyczących danych osobowych. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z RODO.

Wysłanie wiadomości lub zgłoszenia nie jest zgodą na newsletter ani reklamę. Nie wysyłamy newslettera, nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu.

5. Kto ma dostęp do danych

Do wiadomości i zgłoszeń mają dostęp tylko upoważnione osoby obsługujące Akademię. Część danych powierzamy dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu i według naszych poleceń:

• Contabo GmbH (Niemcy) prowadzi serwer, na którym działa strona i jej baza danych;
• Mozinet prowadzi skrzynkę pocztową Akademii, na którą trafia korespondencja e-mail i powiadomienia o wiadomościach ze strony;
• Cloudflare, Inc. obsługuje serwery nazw (DNS) domeny akademiadzieciaka.pl. Ruch na stronie nie przechodzi przez Cloudflare.

Jeśli zawody organizuje inny podmiot niż Akademia albo współorganizuje je z nami, dane zgłoszenia przekazujemy organizatorowi w zakresie potrzebnym do przeprowadzenia zawodów. Wskazujemy go w informacji przy formularzu danych zawodów.

Dane możemy także przekazać doradcy prawnemu lub uprawnionemu organowi, jeśli wymaga tego konkretna sprawa albo przepis prawa. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach reklamowych.

6. Gdzie przechowujemy dane

Strona, jej baza danych z wiadomościami i zgłoszeniami oraz logi serwera znajdują się na serwerze Contabo w centrum danych w Niemczech. Zaszyfrowane kopie zapasowe przechowujemy także w Polsce, na sprzęcie, którym zarządza osoba upoważniona przez Akademię.

Nie przekazujemy danych z formularzy poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wyjątkiem jest Cloudflare, Inc., firma z siedzibą w USA, która obsługuje DNS domeny oraz dostęp do panelu trenerów (rozdział 11). Przekazanie danych do USA opiera się na certyfikacji Cloudflare w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r.), a uzupełniająco na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię tych zabezpieczeń lub informację o nich możesz otrzymać od nas na żądanie wysłane na adres podany w rozdziale 1.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Wiadomości z formularza i korespondencja: do zakończenia sprawy, a potem nie dłużej niż 6 miesięcy. Z systemu strony wiadomość usuwa się automatycznie 6 miesięcy po jej otrzymaniu. Jeśli sprawa prowadzi do zapisu na zajęcia lub zawarcia umowy, potrzebne informacje przenosimy do dokumentacji tej umowy i przechowujemy według jej zasad.
• Zgłoszenia na zawody: do 3 dni po zakończeniu zawodów, a jeśli nie podano końca, po ich rozpoczęciu. Potem system usuwa zgłoszenie automatycznie. Możemy je usunąć wcześniej, np. na Twoją prośbę.
• Logi serwera: do 30 dni od zapisania.
• Liczniki chroniące formularze przed spamem: wygasają po kilkudziesięciu minutach i usuwamy je przy okresowym porządkowaniu, najpóźniej w ciągu doby.
• Kopie zapasowe strony i bazy danych: do 30 dni od wykonania kopii. Kopie są zaszyfrowane i nie służą do bieżącej pracy. Po upływie tego czasu je kasujemy.
• Dane potrzebne w konkretnej sprawie spornej: do zakończenia tej sprawy lub przedawnienia roszczeń.

Usunięte dane mogą więc przez pewien czas pozostać w kopii zapasowej, najdłużej do jej wygaśnięcia. Jeśli kiedykolwiek przywrócimy stronę z kopii, ponownie usuniemy dane, które wcześniej skasowaliśmy.

8. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, w przypadkach przewidzianych w RODO,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Rodzic lub opiekun może wykonywać te prawa w imieniu dziecka.

Wniosek wyślij na adres info@akademiadzieciaka.pl albo pocztą na adres Akademii. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że wniosek składa osoba uprawniona. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię w ciągu pierwszego miesiąca.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Cookies i pamięć przeglądarki

Publiczne strony akademiadzieciaka.pl nie zapisują cookies ani danych w pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage). Nie używamy narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, ani pikseli reklamowych, takich jak Meta Pixel. Nie osadzamy też map, filmów ani widżetów serwisów społecznościowych. Czcionki i grafiki pobierane są z naszego serwera. Z tego powodu strona nie wyświetla banera zgody na cookies.

Cookies wykorzystuje jedynie panel redakcyjny strony, dostępny wyłącznie dla upoważnionych osób z Akademii. Są niezbędne do zalogowania i nie służą do śledzenia.

Jeśli w przyszłości dodamy analitykę, materiały osadzone z innych serwisów lub inne narzędzia zapisujące informacje w przeglądarce, wcześniej zaktualizujemy tę politykę i poprosimy o zgodę wtedy, gdy wymaga jej prawo.

10. SportsManago i odnośniki do innych serwisów

Przyciski „Zapisz dziecko” i „Panel rodzica” prowadzą do systemu SportsManago Akademii. Jest to odrębny serwis i nie jest osadzony na naszej stronie. Dane podawane w nim (dane uczestnika i rodzica lub opiekuna) nie przechodzą przez stronę akademiadzieciaka.pl. Informacje o ich przetwarzaniu otrzymasz w formularzu zapisu. Operatorem systemu jest Dyjur Unlimited Witold Dyjur, a zasady jego działania opisuje polityka prywatności SportsManago.

Na stronie są też odnośniki do profili Akademii na Facebooku, Instagramie i YouTube. Dopiero po kliknięciu odnośnika Twoja przeglądarka łączy się z tymi serwisami. Od tej chwili obowiązują zasady prywatności ich operatorów: Meta Platforms (Facebook, Instagram) i Google (YouTube).

11. Panel trenerów

Pod adresem panel.akademiadzieciaka.pl działa panel dla trenerów współpracujących z Akademią. Nie jest przeznaczony dla rodziców ani odwiedzających. Przed zalogowaniem trener potwierdza swój adres e-mail jednorazowym kodem w usłudze Cloudflare Access. Cloudflare przetwarza w tym celu adres e-mail i dane techniczne połączenia (rozdział 6). Szczegółowe informacje o danych w panelu przekazujemy trenerom osobno.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje strony, sposób przetwarzania danych lub nasi dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany widnieje na jej początku.